Privacy policy
100km Dodentocht
GDPR Policy
Privacy Statement – Verwerking van persoonsgegevens
Versie 3 Juni 2022
Deze verklaring beschrijft hoe 100 KM Dodentocht-Kadee VZW, met maatschappelijke zetel te Reedonk 17, 2880 Bornem, ondernemingsnummer 0444.473.893 (“Wij”), uw persoonsgegevens verwerkt in de context van haar activiteiten.
Wij streven ernaar uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
De verwerkingen
In de context van onze activiteiten verwerken wij uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:
- Deelnemersbeheer (Klantenbeheer) (contractuele noodzaak)
- Identificatiegegevens
- Financiële gegevens (betalingsgegevens)
- Persoonlijke kenmerken (maat kledij bij bestelling)
- Leefgewoonten en lidmaatschappen (hobby’s en sportactiviteiten bij inschrijving)
- Locatiegegevens (opvolging voortgang Dodentocht via internet aan de hand van de melding bij tussentijdse posten) (in afwijking van het bovenstaande geldt hiervoor ons en uw legitiem belang, nl. de promotie van de Dodentocht en de opvolging door uw naaste betrokkenen en kennissen)
- Foto- en beeldmateriaal van deelnemers en toeschouwers (in afwijking van het bovenstaande geldt hiervoor legitiem belang, nl. de verslaggeving omtrent de Dodentocht)
- Leveranciersbeheer (contractuele noodzaak)
- Identificatiegegevens
- Financiële gegevens (betalingsgegevens)
- Professionele gegevens (opleiding en beroep)
- Ledenbeheer (gerechtvaardigd belang, nl. de vrijheid van vereniging)
- Identificatiegegevens
- Financiële gegevens
- Opleiding en beroep
- Direct marketing (gerechtvaardigd belang, nl. de vrijheid van ondernemen) (toestemming)
- Identificatie- en contactgegevens
- Persoonlijke kenmerken (sport en lidmaatschap sportclub)
- De naleving van onze wettelijke verplichtingen (wettelijke verplichting)
- Identificatiegegevens
- Financiële gegevens (betalingsgegevens)
De juridische grondslag waarop wij ons beroepen is telkenmale aangegeven bij de verwerking.
Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bij gebreke aan deze gegevens zal de deelname aan de Dodentocht niet mogelijk zijn.
De bewaartermijn van uw persoonsgegevens is beperkt tot:
- Beheer van deelnemers: 5 jaar na het einde van het jaar van deelname;
- Leveranciersbeheer: 10 jaar na het einde van de leveranciersrelatie;
- Ledenbeheer: 5 jaar na einde lidmaatschap
- Direct marketing: 5 jaar na het laatste betekenisvolle contact;
- De naleving van onze wettelijke verplichtingen: bewaring conform de wettelijke bewaartermijn.
Bijkomende informatie met betrekking tot de ontvangers van uw persoonsgegevens
Wij delen uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden een beperkt aantal andere partijen:
- Wij delen uw persoonsgegevens met uw rechtstreekse relaties in de context van de opvolging van de voortgang van de Dodentocht via onze website
- Wij delen uw persoonsgegevens met banken, verzekeringsmaatschappijen en andere partners met het oog op het verrichten en ontvangen van betalingen;
- Wij delen uw persoonsgegevens met overheidsdiensten in de context van wettelijke verplichtingen
- Wij delen uw persoonsgegevens met onze professionele raadgevers voor zover noodzakelijk voor hun bijstand
- Wij kunnen eventueel een beroep doen op een aantal technische verwerkers, zoals b.v. hosting van website, bestanden en dossiers, mits de implementatie van de nodige verwerkingsovereenkomsten
- Wij delen uw gegevens met hulpverleningsorganisaties in de context van concrete hulpverlening, ongevallen, incidenten of noodgevallen
- Wij publiceren foto- en beeldmateriaal met betrekking tot de Dodentocht waardoor deze raadpleegbaar worden door derden
Wij delen beperkte persoonsgegevens met derde partijen die daarom verzoeken in het kader van promotie of huldiging van deelnemers (b.v. uw lokale bestuur).”
Beveiliging van de verwerkingen
We hebben een passende bescherming uitgewerkt voor de persoonsgegevens die wij verwerken.
Geen enkel informatiesysteem kan 100% veiligheid garanderen. Wij streven ernaar de veiligheid van onze systemen continu te verbeteren. U heeft ook een belangrijke rol in de veiligheid van uw persoonsgegevens door o.a. uw accountgegevens vertrouwelijk te houden en afdoende te beveiligen.
Uw rechten
De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent u een aantal rechten toe met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Het recht op toegang tot en verbetering van uw persoonsgegevens
- Het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan uw specifieke situatie
- Het recht op beperking van de verwerking, het recht op gegevenswissing en het recht om vergeten te worden
- Het recht om uw toestemming op elk ogenblik in te trekken
- Het recht op dataportabiliteit
- Het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
Voor de uitoefening van deze rechten stelt de Algemene Verordening Gegevensbescherming beperkingen en voorwaarden. In geval van twijfel kan u ons steeds contacteren op onderstaand adres.
Indien wij redelijke twijfel hebben omtrent uw identiteit kunnen wij u vragen uw identiteit te bewijzen aan de hand van een kopie of scan van de voorzijde van uw identiteitskaart.
Hoe kan u ons contacteren?
U kan steeds contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:
100 Km Dodentocht Kadee
Reedonk 17
2880 Bornem
